Privacyverklaring Stichting de As

Juli 2026-v2



INLEIDING


Stichting de As vindt het van groot belang dat zorgvuldig, respectvol en vertrouwelijk wordt omgegaan met privacygevoelige gegevens. 

De belangrijkste reden dat wij privacygevoelige gegevens verzamelen en vastleggen is het kunnen geven van goede hulp. 

 

Bij het vastleggen van gegevens van cliënten, verwanten, medewerkers, sollicitanten, ZZP’ers en ketenpartners, zijn onder andere de volgende basisprincipes van belang: 

  • Respecteren van wetgeving 
  • Privacy en gegevensbescherming mag goede, verantwoorde zorg niet in de weg staan
  • Zorgvuldigheid en een goede bescherming van de gegevens staat voorop maar het helemaal uitsluiten van datalekken is niet mogelijk. Stichting de As heeft procedures hoe te handelen bij een beveiligingslek en datalek. 
  • Uw gegevens worden niet verkocht aan anderen. Ze worden ook niet gebruikt om uitgebreide bezoekersprofielen samen te stellen, noch voor besluitvorming uitsluitend gebaseerd op geautomatiseerde verwerking als bedoeld in artikel 22 AVG. 
  • De gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan waarvoor we ze vastgelegd hebben. Daarbij gaan wij uit van de wettelijke grondslagen zoals deze beschreven staan in de AVG wetgeving artikel 6 en de uitzondering in het verwerken van bijzondere persoonsgegevens zoals beschreven in AVG wetgeving artikel 9. 


De verwerkingsverantwoordelijke in deze verklaring is:


Stichting de As

Nieuwkerksedijk 21A

5051HS Goirle

013-7509067

info@stichtingdeas.nl

https://www.stichtingdeas.nl

KVK: 61680486

Functionaris Gegevensbescherming: Frans Molkenboer 


Meer lezen?

Meer informatie over hoe Stichting de As omgaat met jouw persoonsgegevens kun je lezen in onze privacyverklaring hieronder.

Op de PrivacyApp vind je informatie van de rijksoverheid voor jongeren en professionals.


1. FUNCTIONARIS GEGEVENSBESCHERMING (FG) 


Stichting de As heeft een Functionaris Gegevensbescherming, die toeziet op en adviseert over het zorgvuldig en volgens wet- en regelgeving omgaan met persoonsgegevens. 

Als u vragen heeft over hoe Stichting de As omgaat met uw gegevens, of u voelt zich niet prettig omtrent het gebruik van uw gegevens door Stichting de As, neem dan gerust contact op met de FG via info@stichtingdeas.nl t.n.v. Frans Molkenboer.



2. WELKE GEGEVENS LEGGEN WIJ VAST, MET WELK DOEL EN HOE LANG BEWAREN WE DIE GEGEVENS?


2.1 Als u onze website gebruikt 

Onze website maakt gebruik van technische en functionele cookies die nodig zijn om de website goed en veilig te laten werken. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij een bezoek aan de website op uw computer, tablet of mobiele telefoon kan worden opgeslagen.


Deze cookies worden uitsluitend gebruikt voor de werking, beveiliging en gebruiksvriendelijkheid van de website. Denk bijvoorbeeld aan het correct laden van pagina’s, het onthouden van noodzakelijke instellingen tijdens uw bezoek of het beveiligen van formulieren.


Voor de beveiliging van formulieren tegen spam en misbruik maken wij gebruik van Google reCAPTCHA. Hierbij kunnen technische gegevens, zoals informatie over uw browser, apparaat en gebruik van het formulier, door Google worden verwerkt om te beoordelen of het formulier door een persoon wordt gebruikt en niet door een geautomatiseerd systeem.


Wij gebruiken geen marketingcookies of trackingcookies voor commerciële doeleinden. Ook bouwen wij via onze website geen bezoekersprofielen op voor marketingdoeleinden.


Via de instellingen van uw internetbrowser kunt u cookies blokkeren of eerder opgeslagen cookies verwijderen. Houd er wel rekening mee dat de website minder goed kan werken als u alle cookies uitschakelt. Ook kan het zijn dat formulieren dan niet goed verzonden kunnen worden.



2.2 Als u een (mogelijk) toekomstige cliënt bent 

Als u uzelf of uw kind wilt aanmelden voor zorg bij Stichting de As, dan kan dit op de website via het “aanmeldformulier”. Aanmelden kan alleen wanneer er een verwijzing is van een wijkteam/SLT, jeugdarts of huisarts. In dit formulier verzamelen wij de volgende persoonsgegevens:

  • Voor- en achternaam 
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • BSN
  • Geslacht
  • Ouderlijk gezag
  • Reden aanmelding, hulpvraag en diagnose
  • IQ
  • Huisarts en apotheek
  • Namen, geboortedata, adres, telefoonnummer en e-mailadres ouders/verzorgers. 


Het aanmeldformulier is gekoppeld aan ons elektronisch cliëntendossier (HCI). Dit systeem voldoet aan alle wettelijke eisen rondom informatieverwerking en -beveiliging. 


Wij verzamelen deze gegevens voor de volgende wettelijke grondslagen:

  • Uitvoering van een overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk om een overeenkomst uit te voeren of om op verzoek van de betrokkene vóór het sluiten van een overeenkomst maatregelen te nemen (het verwerken van een zorgaanmelding). 
  • Wettelijke verplichting: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de organisatie rust (het bewaren van een cliëntdossier gedurende de wettelijke bewaartermijn) 
  • Naast de genoemde grondslagen maken wij gebruik van een uitzondering voor gezondheidsgegevens uit artikel 9 AVG: het delen van bijzondere persoonsgegevens is alleen toegestaan indien verwerking noodzakelijk is voor het verstrekken van gezondheidszorg en het beheer van gezondheidszorgstelsel. 


De informatie die verstrekt wordt in het aanmeldformulier is alleen toegankelijk voor:

  • De verantwoordelijke secretarieel medewerker voor de verwerking van de gegevens in het dossier
  • De aan het dossier gekoppelde hulpverleners. 


Deze gegevens gebruiken wij voor:

  • De beoordeling van een aanmelding
  • Uitvoeren van specialistische jeugdhulp
  • Contact met ouders/verzorgers
  • Contact met verwijzers
  • Aanmaken van een account in ons elektronisch patiëntendossier (HCI)
  • Dossieropbouw
  • Voldoen aan wettelijke verplichtingen


Mocht de beoordeling van de gegevens niet leiden tot het starten van een zorgverleningstraject, dan worden de verstrekte gegevens vernietigd. 



2.3 Als u een cliënt bent 

Als u cliënt bent van Stichting de As, dan leggen we uw gegevens vast in het elektronisch cliëntendossier (HCI). 

Welke gegevens we mogen vastleggen is door de wet bepaald. 

De volgende gegevens leggen we altijd vast: 

  • naam en adresgegevens, 
  • telefoonnummer, 
  • BSN
  • geboortedatum 
  • geslacht. 

We hebben deze gegevens nodig om contact met u te kunnen opnemen, de kosten van de hulpverlening die wij bieden te kunnen declareren, om een tevredenheidsonderzoek te kunnen uitvoeren en om verantwoording te kunnen afleggen. 


Daarnaast moeten wij, om u de juiste hulpverlening te kunnen bieden of om u voldoende veiligheid te kunnen garanderen, ook andere gegevens vastleggen. Dit leggen we vast in uw zorgplan in ons Elektronisch Cliëntendossier (HCI). Dit zorgplan kunt u zien als een overeenkomst die wij met u (of uw kind) hebben, waarin we beschrijven wat we samen willen bereiken met de hulpverlening en wat daarvoor nodig is. Het gaat hierbij over gegevens zoals leefgewoontes, opleiding en beroep, de samenstelling van uw gezin en netwerk en psychische gegevens. Voor bepaalde therapieën worden ook soms video-opnames gemaakt. 


Uw gegevens worden ook gebruikt om interne en externe controles te kunnen laten uitvoeren zoals de accountantscontrole, of kwaliteitscontroles om onze hulpverlening te kunnen verbeteren. 


Uw gegevens worden voor langere tijd bewaard door Stichting de As, maar nooit langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben geregistreerd, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren. De algemene, wettelijke bewaartermijn voor cliëntendossiers is 20 jaar. 

2.4 Als u solliciteert op een functie bij Stichting de As

Wanneer u solliciteert op een vacature van Stichting de As, verzamelen wij gegevens van u die betrekking hebben op de vacature waarop u heeft gereageerd. Dit betekent dat wij persoonsgegevens zoals uw naam, adres, geboortedatum, geslacht, opleiding, werkervaring en competenties verzamelen. Deze gegevens hebben wij nodig om te beoordelen of u geschikt bent voor de vacature waarop u heeft gereageerd. Stichting de As bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het sollicitatieproces. Voor toekomstige functies binnen Stichting de As kunnen uw persoonsgegevens langer bewaard worden. Na uw toestemming bewaren wij u gegevens tot maximaal 12 maanden na het beëindigen van de sollicitatieprocedure. 

2.5 Als u feedback heeft of een klacht indient. 

Feedback en klachten kunnen ingediend worden via het Feedback formulier op onze website. Om uw feedback of klacht goed in behandeling te kunnen nemen legt de klachtenadministratie uw naam, leeftijd, contactgegevens en alle bijzonderheden die u ingevuld hebt over uw klacht vast. Zo ook de wijze waarop uw klacht is behandeld. Wijk reageren binnen één maand op uw verzoek, tenzij de AVG een verlenging toestaat. Deze gegevens bewaren we 2 jaar. Deze worden daarna vernietigd. 



3. IDENTIFICATIEPLICHT 


Stichting de As moet zich vergewissen van de identiteit van haar cliënten. Dit gebeurt door een ID check tijdens het eerste contact. Hiervoor moet elke cliënt een geldig ID bewijs kunnen overleggen. Anders dan de algemene identificatieplicht is er in de zorg geen leeftijdsgrens. De identificatieplicht geldt vanaf de geboorte.



4. HOE WORDEN UW GEGEVENS BEVEILIGD? 


Stichting de As neemt de bescherming van uw gegevens serieus. De beveiliging vindt onder andere plaats door meerdere technische en organisatorische maatregelen zoals Firewalls, Virusscanners, wachtwoordbeleid met MFA, beleid rondom autorisaties, toegang tot gegevens, logging van toegang, gedragsregels en bewustwordingscampagnes voor medewerkers. Daarnaast conformeren medewerkers zich aan een gedragscode waarin richtlijnen staan opgesteld ten aanzien van informatiebeveiliging. 



5. WIE HEEFT TOEGANG TOT UW DOSSIER? 


Medewerkers van Stichting de As die betrokken zijn bij uw hulpverlening of begeleiding hebben toegang tot de informatie in uw dossier.


Voor het uitvoeren van administratieve handelingen, zoals het versturen van brieven en het invoeren van rapportages, hebben secretaresses toegang tot het dossier.


Beleid- en kwaliteitsmedewerkers hebben toegang om de kwaliteit van de zorgverlening te kunnen borgen door bijvoorbeeld informatie over cliënttevredenheid en veiligheid te verzamelen. 

Alle medewerkers van Stichting de As hebben getekend voor geheimhouding. 


Leidinggevenden (of namens hen gemachtigden) kunnen dossiers inzien voor het uitvoeren van kwaliteitscontroles en klachtbemiddeling, en voor onderzoek bij incidenten en calamiteiten.

Jaarlijks krijgt Stichting de As bezoek van de accountant en een kwaliteitsauditor. Voor de financiële en kwaliteitscontroles die deze instanties uitvoeren, kan door hen steekproefsgewijs toegang tot dossiers worden gevraagd. In het geval dat de inspectie Gezondheidszorg en Jeugd een onderzoek verricht in onze organisatie zijn wij verplicht hieraan onze medewerking te verlenen inclusief het verlenen van toegang tot dossiers. Medewerkers van de genoemde organisaties hebben een geheimhoudingsverklaring getekend.


Ben je jonger dan 16 jaar? Dan hebben jouw ouders of jouw voogd recht op inzage in jouw dossier. Als je 16 jaar of ouder bent, dan hebben jouw ouders of voogd jouw toestemming nodig om jouw dossier in te zien.



6. VERSTREKKEN VAN UW GEGEVENS AAN DERDEN


Stichting de As mag uw persoonsgegevens niet zomaar aan anderen doorgeven, maar soms is het nodig om met andere hulpverleners af te stemmen over de hulpverlening. Wij bespreken altijd met u waarom we met andere hulpverleners waar u bij in zorg bent, uw gegevens willen uitwisselen of bespreken en met welk doel. Dat leggen we dan vast in uw dossier middels een toestemmingsverklaring. Stichting de As mag alleen gegevens uitwisselen met hulpverleners (zowel intern als extern) die direct betrokken zijn bij uw hulpverlening. 


Als een andere hulpverlener gegevens bij ons opvraagt over u, moet hij hiervoor altijd een door u ondertekende toestemmingsverklaring overleggen voordat wij die gegevens doorgeven.


Indien de externe klachtencommissie voor de behandeling van een klacht gegevens bij ons opvraagt, geven wij die alleen maar door met uw toestemming.


Wij maken gebruik van verschillende leveranciers die in opdracht van Stichting de As persoonsgegevens verwerken. Met deze partijen sluiten wij, indien wettelijk vereist, een verwerkersovereenkomst. (Denk hierbij aan: Google, HCI, Zivver, Microsoft, externe salarisadministratie, UWV, WeFact, Online Creaties (websitebeheer), Papercut en Power BI)


Wanneer Stichting de As uw persoonsgegevens doorgeeft, dan vertellen wij dit van te voren. De volgende situaties zijn uitzonderingen hierop. Hiervoor is altijd een wettelijke basis. We vragen dan niet uw toestemming en geven de gegevensverstrekking aan derde ook niet vooraf aan u door: 

  • Stichting de As mag gegevens uitwisselen met het tuchtcollege in het geval van een tuchtklacht of in het kader van juridische procedures.
  • De Jeugdwet (Artikel 7.3.11) geeft de gezinsvoogd een eigenstandig recht op informatie. Dit betekent dat hulpverleners met zwijgplicht, desgevraagd en zonder toestemming van de betrokkenen, een gezinsvoogd informatie moeten verstrekken (spreekplicht).
  • Als een medewerker vindt dat hij alleen door anderen te informeren ernstig nadeel, een strafbaar feit of gevaar voor u, uw kind of een andere betrokkenen kan voorkomen.
  • Stichting de As geeft persoonsgegevens (NAW: naam/adres/woonplaats, BSN en het geleverde type dienstverlening door aan gemeenten, ter controle van de facturering van ons werk.
  • Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) heeft tot taak het van overheidswege verrichten van statistisch onderzoek ten behoeve van praktijk, beleid en wetenschap. In dit kader ontvangt het CBS uw BSN en uw naam, ten behoeve van beleidsontwikkeling. 
  • 

7. WAT ZIJN UW RECHTEN? 


Recht op inzage: U heeft het recht om te alle tijden uw gegevens op te vragen die bij Stichting de As vastgelegd en bewaard worden. Dit doet u door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen met Stichting de As. U krijgt dan een overzicht van uw gegevens. 


Recht op rectificatie: Kloppen de gegevens niet? Of zijn uw gegevens veranderd? U heeft het recht om dit te laten rectificeren door Stichting de As.


Recht op overdracht: Mocht u de gegevens nodig hebben die bij Stichting de As opgeslagen liggen in het geval u overstapt naar een andere partij of dienst, dan heeft u het recht op overdracht. Hierbij dient Stichting de As al uw gegevens over te dragen aan de andere partij.


Recht op wissen van gegevens: Wilt u niet langer dat uw gegevens bij Stichting de As vastgelegd zijn? Dan heeft u het recht op het laten wissen van uw gegevens uit alle systemen en databases. Voor de cliëntendossiers zijn wij gebonden aan wettelijke eisen die verplichte bewaartermijnen heeft, waar wij ons aan moeten houden.


Recht op beperking van de verwerking: Wilt u niet dat Stichting de As uw gegevens gebruikt? Dan heeft u het recht op het stoppen of tijdelijk beperken van het gebruik van uw persoonsgegevens. 


Recht om toestemming in te trekken: Heeft u toestemming gegeven aan Stichting de As voor het verwerken van gegevens of het opvragen van gegevens bij derde en ziet u hiervan af? Dan heeft u het recht om uw toestemming weer in te trekken.


Recht op het indienen van een klacht: U heeft het recht om een klacht in te dienen, als u vindt dat Stichting de As niet op de juiste manier met uw gegevens omgaat. 


Uw verzoek mag niet in strijd zijn met de wettelijke verplichtingen van Stichting de As. Indien Stichting de As om die reden uw verzoek niet kan inwilligen zullen wij u hierover informeren. 


U kunt alleen gebruik maken van uw rechten als het uw eigen dossier of het dossier van uw kind betreft. Voor het inzien van het dossier door of van een jeugdige gelden de volgende wettelijke regels:

  • Ben je jonger dan 12 jaar? Dan kan je in principe niet je eigen dossier inkijken. Alleen jouw wettelijk vertegenwoordiger (doorgaans de ouder met gezag) kan dat namens jou doen. 
  • Ben je tussen de 12 en 16 jaar? Zowel jij als de wettelijk vertegenwoordiger kunnen het dossier inzien. Jouw wettelijk vertegenwoordiger heeft hiervoor geen toestemming van jou nodig.
  • Ben je 16 jaar of ouder? Dan heb jij alleen recht op inzage. Wil jouw wettelijk vertegenwoordiger inzage, dan is jouw toestemming nodig.


Staan er gegevens over derden in uw dossier, dan mogen wij die gegevens niet beschikbaar stellen en worden ze uit het dossier verwijderd.


Als u gebruik wilt maken van uw rechten op inzage, rectificatie, beperken van de verwerking, intrekken van toestemming en u bent nog in zorg, bespreek het dan met uw hulpverlener.

Als u niet meer in zorg bent bij Stichting de As kunt u gebruik maken van deze rechten door een verzoek hiervoor te sturen naar info@stichtingdeas.nl onder toezending van een veilige kopie ID-bewijs. 


Hoe maak je een veilige kopie ID bewijs? 

  • Maak in de kopie uw Burgerservicenummer onleesbaar, ook in de cijferreeks onderaan.
  • Schrijf in de kopie dat het een kopie is.
  • Schrijf in de kopie voor welke instantie of welk product de kopie is bedoeld.
  • Schrijf in de kopie de datum waarop u de kopie afgeeft.
  • U kunt ook een veilige kopie maken via de app KopieID. 



8. EEN KLACHT INDIENEN OVER HET GEBRUIK VAN UW PERSOONSGEGEVENS


U heeft het recht om een klacht in te dienen als u van mening bent dat uw persoonsgegevens in strijd met deze privacyverklaring door ons zijn verwerkt. 

U kunt die klacht indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van Stichting de As door een email te sturen naar info@stichtingdeas.nl. U kunt uw klacht ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.